Definition : Board of directors - Quorum

See : Quorum at the meetings of the Board of Directors

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In order for the board of directors to validly deliberate and make decisions, the declarations of co-ownership generally provide that a minimum number of directors must participate to the meeting. This requirement is called the quorum.
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The By-laws of the immovable generally provide all the director’s office specific provisions, including the duration of his term of office. If the By-laws are silent thereon, the legal term of one year will apply, in accordance with section 339 of the Civil Code of Québec, which specifies that “At the expiry of that period, their term continues unless it is revokedˮ. A director usually remains in office until the next annual general meeting of the co-owners, who will proceed to a re-election.
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Il est possible de prendre une décision sans se réunir. L’article 354 du Code civil du Québec reconnaît la valeur d’une résolution écrite : « Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe ». Les copropriétaires et les administrateurs peuvent se prononcer sur une résolution au moyen d’un écrit, sans qu’aucune réunion du conseil d’administration ou assemblée de copropriétaires n’ait été tenue comme telle. Ce mécanisme a été prévu par la loi, advenant qu’il ne soit pas absolument nécessaire qu’une réunion ou assemblée soit convoquée, car l’essentiel du sujet à débattre a déjà été traité en amont, à la satisfaction de tous. On vient ainsi aplanir un formalisme qui n’a pas lieu d’être, bien que la résolution écrite doit être utilisée avec prudence et parcimonie.
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