Definition : Maintenance logbook

Document prepared by a building professionnal itemizing the technical information related to the maintenance procedure of the common portions and the work carried out in the immovable. It includes the inventory of the immovable components (generally the common portions), along with a maintenance schedule of these components of the work already carried out  or the foreseeable maintenance or replacement work. This document is an integral partof the register of co-ownership and shall be made available to any co-owner upon request.

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Water damage is the leading cause of loss in co-ownership. It is more and more costly, for syndicates and their insurers. In the last ten years, occurrences of water damages have more than doubled. Lack of maintenance, sub-standard construction and climate changes are the main culprits.  In most cases water damage affects equally common and private portions, thus it is one of the most complex loss to adjust.
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L'étude du fonds de prévoyance et le carnet d'entretien deviendront éventuellement obligatoires, en vertu de l'adoption du projet de loi 16, en décembre 2019. Les syndicats de copropriétaires pourront, ainsi, mieux planifier les travaux majeurs à faire dans leur immeuble, ainsi que le remplacement des parties communes.
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Le carnet d'entretien est indispensable pout tout syndicat de copropriétaires, afin d'assurer la pérennité de son patrimoine bâti.
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  An indispensable co-ownership document, the maintenance and management logbook is in essence a register tracing the building history, as well as a register of all the operations already carried out or forthcoming thereon. Even though not mandatory, it increases a co-ownership’s resale market attractiveness. In addition, the directors, by availing themselves of such a logbook, demonstrate their concern for good governance and sound management.
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Le certificat d’état d’immeuble correspond à un « bilan » de l’immeuble : il constate la qualité du bâtiment, à un moment précis. Il comprend l’inventaire des composantes de l’immeuble (espaces extérieurs, bâtiments, logements, équipements, etc.) qui feront l’objet d’une évaluation pour les fins du fonds de prévoyance. Bien il n’y ait pas d’obligation légale à cet effet, ce document devrait être préparé par un technologue professionnel, ingénieur, architecte.
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The law provides that a syndicate must keep a register at the disposal of the co-owners. In most cases the declarations of co-ownership list the items it contains. This register is the memory of the syndicate, and consequently, its archives. In is thus invaluable. Much more than a mere witness of the sound management of an immovable, it is its prime instrument. Therefore, preservation and access are the hallmarks of this register.
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5 mars 2019 - Proposé par le RGCQ, Le Speed-Condo est une formation donnée sous forme de conférence où des experts du domaine de la copropriété abordent des sujets d’actualité et répondent à vos questions au sujet d’une thématique précise. Le Speed-Condo du 5 mars portera sur le carnet d'entretien. Bien que cet outil ne soit pas obligatoire, il permet d’augmenter la compétitivité d’une copropriété sur le marché de la revente et d’assurer une bonne gouvernance. Cet outil permet d’allonger la durée de vie des équipements et par le fait même, permet aux copropriétaires de réaliser des économies en réduisant les sinistres. Venez découvrir comment mettre en place cet outil indispensable.    
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  December 14th 2015 - Besides seeing to the respect of the declaration of co-ownership, you as directors of a condominium must ensure the maintenance and conservation of the building. It is your uppermost duty and the majority of your tasks ensue from this fundamental obligation.
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Buying an apartment in a co-ownership is a major investment in a lifetime. To avoid being caught off guard during the process leading to your purchase, you should seek proper assistance.
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