Definition : Meeting of co-owners - Agenda

Document setting out the questions to be voted upon and the items of information and consultation to be discussed at the general meeting of co-owners. This document must be attached to the notice of meeting.The general meeting may not deliberate on other questions than those on the agenda, unless all the co-owners are present and consent thereto.

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AVIS DE CONVOCATION À UNE ASSEMBLÉE ANNUELLE (Nom du syndicat)   Le  _____________________ 20__ À tous les copropriétaires, vous êtes par les présentes, convoqués à l’assemblée générale annuelle des copropriétaires qui se tiendra aux lieu et date mentionnés ci-après. Lieu : (Indiquer le lieu) Date : (date)                                                                Heure : (heure)   Afin de ne pas retarder l'ouverture de l'assemblée, nous vous serions reconnaissants de vous présenter à compter de (heure).   ORDRE DU JOUR    Ouverture de la séance Élection du président d'assemblée Élection du secrétaire d'assembléee Lecture de l'ordre du jour Présentation pour commentaires du procès-verbal de l'assemblée annuelle du __ (ce point n’est pas obligatoire, car le procès-verbal n’a pas à être adopté, c’est un usage dans certaines copropriétés) Rapport du conseil d'administration  Présentation des états financiers de l'exercice financier __ Présentation et consultation sur le budget prévisionnel de l'exercice financier du  __ - __ …  …  Élection des administrateurs a) Lecture des causes d'inhabilité b) Présentation des candidats c) Vote pour l'élection des administrateurs du syndicat d) Acceptation de leur charge Affaires diverses (points non soumis au vote) Levée de la séance
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MODÈLE DE LETTRE DE DEMANDE D'INSCRIPTION D'UNE QUESTION À L'ORDRE DU JOUR     Le  _____________________ 20__ Au Syndicat _______________ (nom exact du Syndicat des copropriétaires), Je, soussigné(e), _______________________________ (prénom, nom et adresse du copropriétaire) propriétaire de la fraction de copropriété portant le numéro civique ___________ du ________________, appartement ______, à ____________________________(ville et code postal), souhaite que vous inscriviez à l’ordre du jour de la prochaine assemblée des copropriétaires la question suivante : [Décrire] Exemple : Projet de modification à la déclaration de copropriété au sujet de [décrire], ce projet de résolution, dont le texte est joint à la présente demande,  doit être communiqué aux copropriétaires avant l’assemblée et soumis au vote de l’assemblée.
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Les assemblées de copropriétaire doivent être tenues en bonne et due forme, car il s'agit d'un des deux organes décisionnels d'une copropriété, l'autre étant le conseil d'administration. Des décisions importantes s'y prennent. Par conséquent, il est primordial qu'elles se déroulent dans les règles de l'art.
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Decisions taken by co-owners in a general meeting must be recorded and entered in the minutes. This document is essential for a co-ownership because it ensures the written preservation of the deliberations or consultation of the general meeting, as well as the result of each vote so that any co-owner and director can refer to it in due course. It also allows to ascertain that the general meeting was conducted in accordance with the rules. Given its importance, this document must respect a certain formalism.  
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The General Meeting of the co-owners is one of the two decision-making bodies of the syndicate. It must be held at least once a year, but it can take place as often as necessary. You should be aware that co-ownership life implies that the co-owners or their representatives meet, occasionally, to discuss and vote upon important decisions. This occurs at General Meetings of the co-owners, which is the prime democratic body in the co-ownership. Their conduct obeys certain rules of form and content. An overview of the various specific aspects of  General Meetings of the co-owners.    
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A General Meeting of the co-owners cannot take place without an agenda. To deliberate in accordance with the Law, co-owners should be able to become aware, before the General Meeting, of the questions on the agenda. This the reason why it should be annexed to the notice of call, usually prepared by the Board of Directors (Board). It contains all the questions to be tabled for deliberation during the General Meeting. This document must be clear and unambiguous to avoid legal challenges. An overview of the various specificities of the agenda.    
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The first step in preparing a meeting of co-owners is to establish a complete agenda. This document summarizes all the questions that will have to be voted on during this general meeting. It thus lists the resolutions that will be debated and voted. Although there is no formalism surrounding its fine drafting, the agenda must be sufficiently precise. He must thus mention all the questions and points that will be submitted at the meeting. Sent to all the co-owners, this program makes it possible to organize the course of the session. Attached to the notice calling the meeting, the agenda is accompanied by the documents necessary for the reflection of the voters.
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Question: La loi indique que l'avis de convocation pour l'assemblée générale annuelle doit contenir un ordre du jour. Est-ce que la structure de cet ordre du jour est imposé? Même si rien n'est imposé qu'est-ce que comporte et comment se structure généralement ce document? Quels sont les points que nous ne devons pas manquer d'aborder?
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A question often arises whether a co-owner can modify the agenda received with his notice of call to the Annual General Meeting, either before or during the General Meeting? The General Meeting of co-owners is governed by strict legal rules that you should know about. In principle the General Meeting deliberates only on the questions inscribed on the agenda before holding the General Meeting. Otherwise, any decision taken upon a question illegally placed on the agenda is null and void and may be subject to a legal challenge.
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